Wie wählt man die richtige Onlineberatungssoftware aus?

Heutzutage gibt es Softwares wie Sand am Meer. Kein Wunder also, dass sich die Wahl einer passenden Onlineberatungssoftware als eher schwierig erweisen kann. Dieser Blogbeitrag enthält einige hilfreiche Tipps, damit Sie die richtige Entscheidung treffen können und auf eventuelle Stolpersteine bei der Einrichtung Ihrer Onlineberatungssoftware vorbereitet sind!

Kriterien für die Auswahl der Onlineberatungssoftware

Benutzerfreundlichkeit und Interface

Die Onlineberatungssoftware sollte möglichst benutzerfreundlich gestaltet sein, damit eine positive Benutzererfahrung gewährleistet werden kann. Das bedeutet, dass beispielsweise auf eine intuitive Navigation und einfache Bedienung geachtet werden sollte. Dadurch können sich Nutzende ohne Probleme schnell auf der Oberfläche der Plattform zurechtfinden. Das Interface sollte dafür zudem gut organisiert sein und nicht überfordernd wirken, damit sowohl Beratenden als auch Nutzenden eine reibungslose digitale Beratungserfahrung geboten werden kann.

Leistungen und Features

Ein weiteres Kriterium für die Auswahl der passenden Onlineberatungssoftware ist ihr Angebot an Leistungen und Features. Anonymität ist hierbei ein großes Schlagwort, denn die Privatsphäre der Nutzenden muss um jeden Preis so gut wie möglich geschützt werden. Daneben sind die Livechat-Option und die Mail-Beratung zwei weitere praktische Funktionen, über welche die Onlineberatungssoftware verfügen sollte. 

Durch die Livechat-Funktion können Beratende und Nutzende in Echtzeit miteinander kommunizieren. Das ist besonders nützlich für schnelle Fragen, klärende Gespräche oder kurze Sitzungen. Dank der Mail-Beratung können Nutzende ihre Fragen und Anliegen aber auch per E-Mail senden. Das bietet Flexibilität, denn so können auch außerhalb der Servicezeiten Fragen gestellt werden. 

Mit der Einbindung von Bildern, Dokumenten und Videos kann die Onlineberatungsplattform außerdem um einiges verbessert und ansprechender gestaltet werden. Aus diesem Grund sollte die Integration von multimedialen Features bei der Software möglich sein. Beratende können beispielsweise visuelle Materialien nutzen, um Konzepte zu erklären und Informationen interessanter für Nutzende darzustellen.

Skalierbarkeit und Kompatibilität

Bei der Wahl der Onlineberatungssoftware ist es wichtig zu berücksichtigen, dass eine Möglichkeit zur Erweiterung und Integration mit anderen Systemen besteht. Durch die Integration mit beispielsweise CRM, E-Mail und der eigenen Website kann die Effizienz gesteigert und ein nahtloser Datenaustausch gewährleistet werden. Auch die Unterstützung für verschiedene Geräte und Betriebssysteme muss möglich sein. Die Software sollte auf Betriebssystemen wie Windows, macOS, iOS sowie Android reibungslos laufen, damit Nutzende nicht nur an ein System gebunden sind. Daraus resultiert auch, dass die Onlineberatungssoftware auf jedem Gerät verfügbar sein und ordentlich funktionieren sollte – auf Laptops, Tablets und Smartphones gleichermaßen. Hierbei hilft eine responsiv gestaltete Benutzeroberfläche, denn sie passt sich automatisch den verschiedenen Bildschirmgrößen an.

Sicherheit und Datenschutz

Da bei einer Onlineberatungsplattform viele vertrauliche Informationen und persönliche Daten von Nutzenden verarbeitet werden, ist ein hoher Sicherheits- sowie Datenschutzstandard umso wichtiger. Um sicherzustellen, dass nur die beteiligten Parteien Einsicht in die Inhalte haben, sollte die Kommunikation über die Software durch eine starke End-to-End-Verschlüsselung geschützt sein. Auch gespeicherte Daten sollten verschlüsselt sein, damit ein unbefugter Zugriff verhindert werden kann. Die Speicherung persönlicher und vertraulicher Informationen der Nutzenden muss außerdem auf sicheren Servern erfolgen, welche über die aktuellen Sicherheitsstandards verfügen. 

Die jeweilige Software sollte natürlich auch klare Datenschutzrichtlinien haben. Diese müssen Nutzende darüber aufklären, wie ihre Daten gesammelt, verarbeitet, gespeichert und auch geschützt werden. Hohe Transparenz und leichter Zugang bezüglich der Richtlinien sind hier das A und O. Datenschutzzertifikate können zudem Vertrauen schaffen. Sie zeigen, dass die Software sich an relevante Gesetze und Vorschriften hält, wie zum Beispiel die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Nutzende können sich mit solchen Konformitätsnachweisen sicher sein, dass sie und ihre Daten geschützt und nicht an Dritte weitergegeben werden.

Kosten und Preisgestaltung

Die Kosten für eine passende Onlineberatungssoftware können je nach Anbieter und Funktionsumfang stark variieren. Um zu schauen, ob eine Software für Sie in Frage kommt, können Sie das Angebot kostenloser Testversionen nutzen, das viele Anbieter anbieten. So können Sie die Funktionen der Onlineberatungssoftware ausprobieren und schauen, ob diese Ihren Anforderungen entspricht, bevor sie sich für den endgültigen Kauf entscheiden. Nutzen Sie diese Angebote unbedingt, denn sie geben einen guten Einblick in die Software und was sie alles kann.

Abonnement-Modelle sind eine weitere Möglichkeit zur Nutzung von Onlineberatungssoftwares. Es gibt einerseits monatliche Abos, bei denen Sie die Software für einen bestimmten Zeitraum verwenden können und dafür eine monatliche Gebühr zahlen. Andererseits gibt es Anbieter mit jährlichen Abonnement-Modellen. Hier zahlen Sie im Voraus für ein ganzes Jahr. Diese Modelle sind oft günstiger als Monatsabos und bieten zusätzliche Funktionen oder Rabatte. Im Gegensatz dazu sind monatliche Abos aber deutlich flexibler, denn Sie können sie je nach Bedarf kündigen oder ändern. 

Die meisten Onlineberatungssoftware-Anbieter gestalten ihre Preispläne nach der Anzahl der Nutzenden, die die jeweilige Software nutzen. Dabei ist es nicht selten so, dass die Kosten mit der Anzahl der Nutzenden “mitsteigen”. Andere Softwares sind transaktionsbasiert. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise pro Beratungssitzung, Nachrichtenaustausch oder anderen bestimmten Aktionen bezahlen. 

Eine Onlineberatungssoftware zieht aber nicht nur unmittelbare monatliche oder jährliche Gebühren mit sich. Sie müssen auch langfristige Kosten berücksichtigen, die auf Sie zukommen könnten. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel wächst oder sich generell ändert, kann es sein, dass Sie zusätzliche Funktionen benötigen. Diese verursachen wiederum mehr Kosten. Daraus resultierend sind auch Upgrade-Kosten, wenn Sie zum Beispiel zu einem höheren Preisplan mit mehr Möglichkeiten wechseln möchten.

Support und Schulung

Wenn Sie Fragen oder Probleme bezüglich der Software haben, wenden Sie sich zuerst an den Kundensupport des Anbieters. Deswegen ist es immer eine gute Idee, vorher die Verfügbarkeiten des Supports zu checken. Schauen Sie außerdem, zu welchen Zeiten Sie sich an diesen wenden können. Die Auswahl der Kontaktmöglichkeiten sollte zudem ein breites Angebot haben: von E-Mail über Telefon bis hin zu Live-Chat. 

Schulungsressourcen helfen Ihnen als Nutzender dabei, die Onlineberatungssoftware besser zu verstehen. Dabei können beispielsweise gut strukturierte Handbücher und Dokumentationen eine wichtige Hilfe für Sie sein. In ihnen finden Sie meist praktische Erklärungen zu den verschiedenen Abläufen und Funktionen der Software. Digitale Tutorials und Videos mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind hier auch besonders sinnvoll für Anfänger oder Menschen, die noch keine Kenntnisse in Sachen Onlineberatungssoftware vorweisen können. Einige Anbieter geben auch Schulungskurse, die Nutzenden dabei helfen, die Software von Grund auf zu verstehen und fortgeschrittenere Funktionen zu erlernen. Das kann sowohl digital als auch in Person geschehen. Der Vorteil bei Schulungskursen ist, dass Sie eigene Problemfelder schnell erkennen und beseitigen können, indem Sie Fragen stellen und Ihnen umgehend jemand zur Problemlösung zur Verfügung steht.

Zukunftsorientierung und Updates

Damit die Onlineberatungssoftware mit den sich ständig ändernden Anforderungen Schritt halten kann, muss sie regelmäßige Softwareupdates erhalten. Diese halten die Software nicht nur auf dem aktuellsten Stand, sondern zeigen auch, dass der Anbieter aktiv an der Verbesserung seines Produkts arbeitet und auf Nutzende eingeht, indem er zum Beispiel neue Funktionen hinzufügt.  

Die Software sollte zudem eine gewisse Flexibilität für zukünftige Anforderungen bieten. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel in der Zukunft stark wächst, muss die Software in der Lage sein, mit diesem Wachstum mitzuhalten, indem sie mehr Nutzende, mehr Beratungssitzungen und mehr Daten verarbeiten kann. Es ist auch hilfreich, wenn der Anbieter der Software die technologischen Trends im Blick behält: künstliche Intelligenz, Datenschutzgesetze oder neue Sicherheitsstandards. All das zeigt Zukunftsorientierung und sind wichtige Faktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Fazit: Die richtige Onlineberatungssoftware für Ihre Bedürfnisse auswählen

Es gibt zahlreiche Organisationen, die in unterschiedlichen Beratungsbereichen tätig sind. Daher ist es wichtig zu wissen, was Sie in einer Onlineberatungssoftware suchen, damit sie zu Ihren Bedürfnissen passt.

Wenn Sie Ihre Beratungstätigkeit online durchführen möchten oder eine Alternative zu Ihrer aktuellen Software suchen, beraten wir Sie gern. Unser Tool zur Onlineberatung verbindet Ratsuchende und Beratende auf digitalem Weg und lässt sich individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Hier erfahren Sie alles zum Onlineberatungstool von 1000°DIGITAL.

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